Arbeitszeugnisse zählen zu den wichtigsten Dokumenten im gesamten Verlauf des Berufslebens. Sie geben Auskunft über Inhalt und Zeitraum einer Tätigkeit und die damit verbundenen erbrachten Leistungen. Für ein Bewerbungsverfahren ist das Einbinden von Arbeitszeugnissen in der Regel unverzichtbar. Künftige Arbeitnehmer nutzen die Zeugnisse für Bewerbungsverfahren und meist auch die Entscheidungsprozesse bei einer Einstellung. Arbeitszeugnisse unterliegen dabei grundsätzlich verschiedenen gesetzlichen Regelungen, die eingehalten werden müssen.
Die Relevanz von Arbeitszeugnissen bei Bewerbungen
Arbeitszeugnisse gehören bei der Zusammenstellung einer Bewerbungsmappe zu den wichtigsten Dokumenten. Sie werden von potenziellen zukünftigen Arbeitgebern benötigt, um eine Einschätzung über das bisherige Arbeitsfeld des Bewerbers treffen zu können. Auch Angaben über Qualifikationen und insbesondere über die erbrachten Leistungen sind hier entscheidende Indikatoren.
Arbeitszeugnisse bilden meist die Grundlage für eine Einladung zu einem Bewerbungsgespräch. Je besser und positiver die Inhalte, desto hilfreicher für die Chance auf einen entsprechenden Termin. Damit das Interesse potenzieller künftiger Arbeitnehmer überhaupt geweckt wird, kommt es nicht nur auf eine Auflistung konkreter Arbeitsinhalte an. Gerade auch die sozialen Kompetenzen, die allgemeine Arbeitsmotivation und die grundlegende Arbeitshaltung sind für Unternehmen von Interesse.
Wesentlich ist die Sprache, in der ein Arbeitszeugnis verfasst wird. Hier geben bereits kleinste Details in den Formulierungen Auskunft über den Arbeitnehmer. Häufig ist die Sprache verklausuliert und wird so eher von Insidern, in diesem Fall den Arbeitgebern, verstanden. Auch wenn ein Arbeitszeugnis nicht zum Nachteil des Arbeitnehmers formuliert werden sollte, interpretieren Arbeitgeber die häufigen sprachlichen Raffinessen und nutzen sie für ihre Entscheidungsfindung.
Die Pflicht des Arbeitgebers zur Zeugnisausstellung
Entgegen häufiger Annahmen ist das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses keine Gefälligkeit des Arbeitgebers. Sie unterliegt klaren gesetzlichen Regelungen, die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) § 630 und auch in der Gewerbeordnung (GewO) § 109 festgehalten sind. Als ein Minimum hat der ausscheidende Arbeitnehmer das Recht auf ein schriftlich verfasstes Zeugnis, in dem der genaue Zeitraum und die Art der Beschäftigung benannt sind. Der Arbeitnehmer ist berechtigt, ein sogenanntes "qualifiziertes Zeugnis" zu erhalten. In diesem sind zusätzlich die Beurteilung der erbrachten Leistungen und auch Angaben zum Verhalten des Mitarbeiters enthalten.
Der Arbeitgeber darf das Zeugnis nicht beliebig formulieren, sondern ist sowohl verpflichtet, sich wahrheitsgemäß zu äußern als auch grundsätzlich wohlwollend. Der Arbeitnehmer sollte durch ein Arbeitszeugnis keinerlei berufliche Nachteile bei zukünftigen Bewerbungsverfahren haben.
Aufbau und Inhalte eines Arbeitszeugnisses
Bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses orientieren sich die meisten Unternehmen an einer standardisierten Gliederung. Sie enthält neben der Eingangsformulierung "Arbeitszeugnis" die relevanten persönlichen Daten des Mitarbeiters, hier insbesondere die exakte Dauer des Anstellungsverhältnisses. Im weiteren Verlauf werden zunächst die Tätigkeiten beschrieben, die der Arbeitnehmer während seiner Tätigkeit ausgeübt hat. Hier werden die Qualifikationen und fachlichen Kompetenzen genannt, die den Mitarbeiter für den Tätigkeitsbereich prädestinieren. Neben den konkreten Aufgaben sind auch die Verantwortlichkeiten relevant, beispielsweise Personalverantwortung oder Projektleitungsaufgaben.
Im Folgeteil wird die Arbeitsweise des Mitarbeiters beschrieben, insbesondere all jene Aspekte, die ihn positiv hervorheben und sein Verhalten gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und gegebenenfalls Kunden beschreiben. Auch allgemeine soziale Kompetenzen, etwa Teamfähigkeit oder Kundenorientierung, sind wichtige Faktoren. Das Arbeitszeugnis ist erst gültig mit der Unterschrift des Arbeitgebers. Häufig findet sich an dieser Stelle zusätzlich die Unterschrift des Vertreters. Das Ausstellungsdatum und der Firmenstempel sind ebenfalls Teil des Dokumentes.
Die Verschlüsselungscodes von Arbeitszeugnissen
Arbeitszeugnisse enthalten oftmals bestimmte Codes, die zukünftige Arbeitgeber über eine vermeintlich tatsächlich erbrachte oder eben gerade auch nicht erbrachte Leistung informieren sollen. Negative Formulierungen sind in offener Form in einem Arbeitszeugnis nicht zulässig. Offiziell sind auch die Codes nicht erlaubt, werden aber immer noch regelmäßig verwendet und können auch angefochten werden. Ein Beispiel für einen solchen Code: "Er hat sich bemüht, die ihm zugeteilten Aufgaben zu erfüllen". Für ein zukünftiges Unternehmen bedeutet diese Formulierung, dass der Bewerber deutlich mangelhafte und eher unterdurchschnittliche Leistungen erbracht hat.
Für Arbeitnehmer ist es wichtig, sich über diese Verklausulierungen zu informieren, um beim eigenen Zeugnis auf der sicheren Seite zu sein. Das gilt umso mehr, wenn ein möglicherweise angespanntes Arbeitsverhältnis bestanden hat. Arbeitgeber hingegen profitieren von einer rechtssicheren Software, die ihnen die Zeugniserstellung erleichtert. Weitere Informationen hierzu finden sich bei Haufe.
Möglichkeiten der nachträglichen Zeugnisoptimierung für Arbeitnehmer
Arbeitnehmer sind nicht verpflichtet, ein Arbeitszeugnis unwidersprochen hinzunehmen, wenn sie der Ansicht sind, dass ihnen dadurch Nachteile entstehen. Auch wenn es schwerfällt, sollte zunächst erst der Kontakt mit dem Arbeitgeber gesucht werden, um möglicherweise unklare Formulierungen zu besprechen. Häufig lassen sich problematische Zeugnisse korrigieren, wenn der Arbeitgeber die Relevanz für die berufliche Zukunft des Arbeitnehmers versteht.
Wenn das nicht funktioniert, kann auch ein Anwalt für Arbeitsrecht behilflich sein. Hier kann sich der Arbeitnehmer beraten und das Zeugnis rechtlich prüfen lassen.
Fazit
Arbeitszeugnisse sind für das gesamte Berufsleben von zentraler Bedeutung. Jeder Arbeitnehmer hat ein Anrecht auf wohlwollend formulierte Zeugnisse, die über seine Tätigkeiten informieren. Subtile Verschlüsselungen müssen dabei nicht hingenommen werden und können beanstandet werden. Arbeitgeber sind gut beraten, auf Rechtssicherheit beim Ausstellen von Arbeitszeugnissen zu setzen.